Säilyttämismääräykset

Säilyttämismääräysten avulla organisaatiosi voi säilyttää kriittisiä asiakirjoja, joita saatetaan tarvita oikeudellisiin tarkoituksiin.

Ajattele sitä kuin painaisit "keskeytä"-painiketta – organisaation omistajat voivat asettaa käyttäjän säilyttämismääräykseen ja säilyttää kaikki asiakirjat, joita he ovat luoneet, muokanneet tai tarkastelleet.

Säilyttämismääräykset auttavat sinua:

• Säilytä asiakirjat, joita saatetaan tarvita oikeudellisissa asioissa.

• Estä tärkeiden tiedostojen vahingossa tapahtuva poisto.

• Ylläpidä asiakirjojen eheyttä oikeudenkäyntien aikana.

Organisaation omistajana, käytä admin console ja aloita säilyttämismääräys noudattamalla näitä ohjeita:

1. Voit tehdä tämän napsauttamalla työtilasi nimeä sivuvalikossa → Manage organization (Hallitse organisaatiota).

2. Valitse kohdasta Data & Compliance (Tiedot ja vaatimustenmukaisuus) kohta Legal holds (Säilyttämismääräykset).

3. Napsauta Create hold (Luo säilyttämismääräys).

   • Anna säilyttämismääräykselle nimi ja kuvaus.

   • Lisää käyttäjiä säilyttämismääräykseen. Valitse työtilan omistajat, jäsenet ja vieraat. Myös 1. elokuuta 2024 jälkeen poistetut käyttäjät voidaan lisätä säilyttämismääräykseen.

   • Valitse säilyttämismääräyksen laajuus käyttäjän toiminnan perusteella:

     • Katsottu, muokattu ja luotu

     • Muokattu ja luotu

     • Vain luotu

4. Napsauta Create legal hold (Luo säilyttämismääräys).

Kun säilyttämismääräys on luotu, noudata näitä ohjeita tarkastellaksesi tai viedäksesi säilytettyjä asiakirjoja:

1. Voit tehdä tämän napsauttamalla työtilasi nimeä sivuvalikossa → Manage organization (Hallitse organisaatiota).

2. Valitse kohdasta Data & Compliance (Tiedot ja vaatimustenmukaisuus) kohta Legal holds (Säilyttämismääräykset).

3. Valitse säilyttämismääräys, jonka haluat viedä.

4. Valitse kohdasta Browse content (Selaa sisältöä) kohta Export hold (Vie säilyttämismääräys).

5. Valitse, haluatko viedä sivun sisällön PDF-tiedostoina, sivun metatiedot CSV-tiedostona vai molemmat.

6. Kun sivun metatietoja sisältävä CSV on valmis, saat sähköpostitse linkin.

7. Siirry sivulle Exports ja napsauta latauskuvaketta, kun sivun sisältöä koskevien PDF-tiedostojen vienti on valmistunut. PDF-tiedostot ovat voimassa 30 päivää.

Organisaation omistajana, käytä admin console ja noudata näitä ohjeita säilyttämismääräysten tarkastelemiseksi, muokkaamiseksi ja vapauttamiseksi:

1. Voit tehdä tämän napsauttamalla työtilasi nimeä sivuvalikossa → Manage organization.

2. Valitse kohdasta Data & Compliance kohta Legal holds.

3. Näet listan kaikista säilyttämismääräyksistäsi.

Tästä näkymästä voit:

• Tarkastele ja muokkaa säilyttämismääräysten tietoja.

• Selaa ja vie säilytettyä sisältöä.

• Vapauta säilyttämismääräys, jolloin käyttäjät poistetaan siitä ja sivujen säilytysasetukset otetaan uudelleen käyttöön.